Mart 2026

---

Kavram

Bu yazıda alım iade faturası girişi yapılırken eğer asıl belge önceden sisteme girilmişse seçerek veya elle giriş yaparak iki belgenin ilişkilendirilmesi ve bu iki belge arasında vade farkı veya fiyat farkı gibi bakiye doğurabilecek durumların önlenmesi için alınmış tedbirler ve geliştirmeler anlatılmaktadır. 

 

Ön Bilgi 

Geçmiş dönemlerde bir alım faturasının iadesi işlenirken asıl belgenin vurgulanması amacıyla faturaya ek bir not (“… tarihli … numaralı faturanın iadesidir” gibi) girilmesi yaygın bir yöntem olarak kullanılmıştır. Gerektiğinde bu iade işlemiyle ilgili taraflar aralarında görüşür ve faturaya not düşülmese de iade faturası iki tarafın kabulü ile sonuçlanır ve her iki tarafın sistemine de işlenirdi. Ancak bu serbest yapı yakın zamanda değişti.

GİB (Gelirler İdaresi Başkanlığı) tarafından getirilen yeni düzenleme ile iade faturalarına asıl belge bilgisi girilme zorunluluğu getirilmiştir. 

Eğer iadeye esas belge bilgileri boş veya eksik iken fatura gönderilmeye çalışılır ise şematron kontrolüne takılmakta; özel entegratör ve GIB tarafından fatura kabul edilmeyerek geri çevrilmektedir.

İade faturasını oluşturan kullanıcı İADEYE ESAS BELGE hangisi ise bu alım faturasının tarih-seri-yıl-no bilgilerini fatura başlığında bu amaçla tasarlanmış sahalara girerek belirtmelidir. Vio'da iade fatura ekranlarına bazı ek sahalar konulmuştur ve bu sahaların kurallara uygun şekilde doldurulması istenir. Önceden yapıldığı gibi dipte açıklama veya notlar eklenebiliyor olsa da bu notların yazılması faturayı gönderilebilir hale getirmez.

ALIM FATURASI SİSTEMDE KAYITLI İKEN İADE FATURASI DÜZENLEME

Kayıtlı durumdaki alım faturaları için seçme işlemi kolayca yapılabilir. İade faturası ekranındayken cari hesap bilgisi doldurulmuş ise Vio kullanıcıya bu iade faturasını hangi alım faturasıyla eşleştireceğini seçebileceği bir yöntem de sağlar.

Cari hesap seçili iken İadeye Esas Alım Fatura Araştır komutu verilir. 

Listeden uygun tarih ve içerikli alım faturası bulunup işaretlenir ve seçilerek geri dönülür. Örnekteki faturanın 90 gün vadeli olarak kaydedildiği (vade tarihi 08.04.2026 oluyor) görülmektedir. 

İade faturasının bağlı olduğu asıl belge seçildiğinde ekranda bir çok saha program tarafından otomatik olarak doldurulur.  

• Asıl faturanın SERİ - YIL - NO tarih bilgisi (sol üstte İadeye Esas Asıl Belge başlığı altında gösterilmiştir) 
• Asıl belgeye ait tüm detay satırlar (iade miktarları fiyatlar ve iskontolarda hata yapılmasını önlenmesi amaçlanmıştır)   
• Faturanın vadesi (orjinal faturayla uygun olacak şekilde aynı tarihe denk getirilmiştir. K belirteci kesin tarih anlamındadır.)

Kullanıcılar ekrana gelen bu veriler üzerinde pratik yoldan istenilen değişiklikleri yapar. Diğer gereksiz satırları silip sadece iade edilecek stok satırını bırakmak ve iade edilecek miktarı yazmak gibi düzenlemeler yapılabilir. Ayrıca otomatik olarak ekrana gelmiş olsa dahi (birden çok faturanın ortalama vadesini hesaplamak veya asıl faturanın vadesini de düzeltme gereği gibi nedenlerle) el ile yeni bir vade tarihi girebilir. 

Fiyat ve varsa iskonto oranının değiştirilmemesi önerilir (fiyat farkı doğmaması için). 

Kaydet (F9) ile fatura dip bilgilerine geçilir. 

Normal kurallara göre cari hesabın tanımında öd gün değeri verilmiş ise (örneğin 90 gün) otomatik olarak fatura tarihinin üzerine bu sayı kadar gün eklenerek faturanın vade günü belirlenir. Ancak alım iade faturasında asıl belge seçilerek işleme devam edildiği ve fatura vadesi ilk sayfada KESİN TARİH verilerek belirlendiğinden bu kural devredışı kalır. İade faturasının vadesi de orjinal alım faturası ile aynı olacak şekilde ayarlanmıştır. Fatura kaydedilir ve elektronik belgenin gönderimi işlemine geçilir. Fatura şekil şartları açısından tüm gerekli bilgileri içerdiğinden gönderim sırasında sorun çıkmaz. 

 

ALIM FATURASI HENÜZ SİSTEME İŞLENMEMİŞKEN İADE FATURASI DÜZENLEME

Alım belgesi fatura olarak Vio'ya işlenmemiş iken de iade faturası düzenlemek mümkündür. Örneğin geçen yıl veya daha eski tarihlere ait bir alım faturası için iade işlemi yapılıyorsa bu fatura mevcut veritabanında bulunmayacağından seçerek fatura bilgilerini getirmek mümkün olamayacaktır ve bilgileri elle girmek gerekir. 

Acil bir durumda hemen iade faturası kesilmesi gerekiyorsa da bu elle giriş yapılabilir. Bu engellenen bir durum değildir fakat yöntem olarak önerilmemektedir.  Kullanıcı iade faturasına ve faturanın satırlarına ait tüm bilgileri manuel olarak gireceğinden hata yapmaya son derece müsait ve kontrolsüz bir durumdur. 

Önce yine faturanın cari hesap bilgisi girilir ve ardından iadeye esas fatura bilgisini elle girmek üzere aşağıdaki resimde örneği verilen DEĞİŞTİR butonuna basılır. 

Faturanın serisi yılı numarası ve tarihi sahaları kurallara uygun şekilde elle doldurulur. Burada fatura tarihi bu yıla ait bir tarih olmak zorunda değildir. Bu ekranda "Alım Faturalarından Seç"  butonu bulunuyor olsa da sadece fatura no ve tarihlerini doldurmak üzere dar bir kullanım amacı vardır. Fatura satırlarını getirmek veya vade tarihini doldurmak gibi bir fonksiyonu yoktur. Kullanıcı bu ekranda tarih ve no bilgisini girdikten sonra faturanın diğer sahalarını elle doldurmaya devam eder. 

 

SONUÇ

Getirilen bu fatura seçme özelliği ile kullanıcıların minimum hata yapması amaçlanmıştır. 

İade belgesinin vadesi asıl belge ile aynı yapılarak iki fatura arasında vade farkı doğmasının önüne geçilmiştir.

Kapanmayan hesap düzenlemesi çalıştırıldığında (zaten arka planda vade sırasına göre otomatik olarak çalışacak şekilde ayarlanmış da olabilir) vade tarihleri aynı olan bu iki fatura hesaplamayı bozmayacak şekilde doğrudan veya dolaylı olarak birbiriyle eşleşeceğinden vade farkı oluşturmayacaklardır.  

Fiyat ve iskonto açısından da dikkatli işlem yapılıp orjinal belgedeki asıl fiyatlara ve varsa indirimlere sadık kalındığında ve aynı değerler korunduğunda fiyat farklarının da önüne geçilmiş olacaktır. Prensip olarak birden çok alım faturasındaki aynı veya farklı kalemler için birleştirme yapılarak tek bir iade faturası düzenlenmesi mümkün ise de olası kullanıcı kaynaklı hesaplama hataların önüne geçilmesi amacıyla her bir alım faturası için farklı bir iade faturası düzenlenmesi (birleştirme yapılmaması) önerilir. 

 

SKYLOG YAZILIM A.Ş.

MART 2026 – KONYA

vioyazilim.tr